Zapomněli jste heslo? Close
Jak systém funguje? Reference Časté dotazy

Jak systém funguje

Import do systému

Kvalitní a pravidelný import je základem správného vymáhání. Jde o to, aby jste nevymáhali od těch, kdo již zaplatili nebo vůbec nedluží. Ideální je samozřejmě propojení účetního systému a eKolektoru. K tomu slouží importovací soubor ve formátu xml. Vzorový importovací soubor ve formátu xml a naváděcí soubor pro programátory formátu xml naleznete zde. Doporučujeme pravidelný import v intervalu minimálně dvou týdnů, aby data reprezentovala vždy aktuální stav pohledávek.

Rozhraní API (Application Programming Interface)

Postupně zavádíme eKolektor do nejpoužívanějších účetních systémů našich klientů tak, aby export a následný import do eKolektoru proběhl automaticky. Takovéto propojení existuje se systémy ABRA všech generací, BYZNYS, ACCORD a UOL. Postupně přidáváme další, v závislosti na potřebách našich klientů.

Ruční zadávaní dat

eKolektor umožňuje ruční zadávání dat. Nicméně je to velice okrajová možnost, která bývá s ohledem na omezené možnosti sledování úhrad velmi problematická.

Aktivace / Deaktivace oznámením

První krok ve vymáhání je klíčový pro udržení kvalitního vztahu mezi klientem a jeho zákazníkem. Klient jím informuje zákazníka o existenci systému vymáhání eKolektor. Předchází tím nepříjemným překvapením na straně zákazníka při zjištění, že do jejich vztahu vstupuje třetí strana při prodlení s úhradou faktury. Na druhé straně tím chráníme systém eKolektor před zneužitím. Příjemci oznámení jsou požádáni, aby oznámili jakýkoliv náznak zneužití systému, např. když vůči nim někdo chce zahájit proces vymáhání a oni jej přitom vůbec neznají jako klienta našeho systému.

Samolepka eKolektor na faktuře

Pro posílení povědomí o systému eKolektor u zákazníků a účinnosti vymáhání nabízíme možnost nalepení samolepky eKolektor na faktury fyzicky odesíláné zákazníkům. U elektronické fakturace je možné přidat elektronické razítko, jehož formát naleznete zde.

Advokátní výzva

Advokátní výzva se zasílá na základě plné moci. Klient eKolektoru uděluje plnou moc elektronicky advokátovi spolupracujícímu se systémem eKolektor. Na výběr má z různých šablon lišících se stupněm důrazností. Poté advokát zákazníkovi klienta odesílá e-mail s odkazem na aplikaci eKolektor. V aplikaci zákazník vidí advokátní výzvu, příslušnou plnou moc a má možnost se rozhodnout zda pohledávku uhradí, neuhradí nebo zda nedluží. Reakci zákazníka může klient sledovat online přímo v aplikaci eKolektor. K zaslání odkazu na aplikaci se vždy používá e-mail, který může být doprovázen zprávou SMS s kódem pro přihlášení do aplikace eKolektor. Odkaz lze odeslat i fyzicky - poštou.

Pro úspěšnost systému je klíčové, mít správné a platné e-mailové adresy a mobilní telefonní čísla, na které se odesílají oznámení. Dále je důležité zvolit správný komunikační kanál, tj. e-mail, SMS nebo poštu. Obvyklá reakční doba - a tím i rozestup mezi jednotlivými kroky vymáhání - by měla být sedm dní, tak, aby se zákazník necítil obtěžován naším vymáhacím systémem a nedošlo k narušení cenných obchodních vztahů.

Role

Systém eKolektor umožňuje dvě role: 1) hlavního uživatele s neomezeným oprávněním 2) uživatele, který je oprávněn vybraným zákazníkům pouze připravovat podklady pro vymáhání, nikoliv je odesílat. Jedná se o klasický model nadřízeného a podřízeného, kdy podřízený připravuje podklady a nadřízený je pouze kontroluje, schvaluje a posílá zákazníkovi.

Žaloba / dohoda o splátkách a smíru

Sytém eKolektor nabízí elektronické rozhodčí řízení. Jeho základem je zájem zákazníka domluvit se na splátkovém kalendáři nabídnutém klientem eKolektoru. Tato nabídka se realizuje prostřednictvím advokáta a na základě instrukce klienta - stejnou cestou jako advokátní výzva (tj. cestou e-mailu s odkazem a aplikaci, kde se zákazník může rozhodnout zda souhlasí, nesouhlasí nebo nedluží). V případě, že zákazník akceptuje nabízenou dohodu splátkách a smíru, musí ji podepsat a zaslat na uvedenou adresu rozhodce spolupracujícího s eKolektorem.

Elektronický podpis

eKolektor uznává i elektronický podpis na dohodě o splátkách a smíru. Obvykle však firmy nemají k dispozici elektronický podpis, a proto je korespondence realizovaná poštou.

Rozsudek

Zákazník doručí podepsanou dohodu o splátkách a smíru rozhodci spolupracujícímu s eKolektorem. Rozhodce je povinen rozhodnout na návrh zákazníka o schválení této dohody a vydat elektronický rozhodčí nález schvalující dohodu. Elektronický rozhodčí nález následně eKolektor doručí na adresu klienta eKolektoru a zákazníka a promění ho v rozsudek vykonatelný v exekuci.

Vykonatelnost

Soudy obvykle uznávají tento elektronický rozhodčí nález při výkonu rozhodnutí v exekuci. Pro vyloučení nepříjemných překvapení upozorňujeme, že zkušenost soudů s obdobnými systémy je velice omezená a stává se, že se soudy dožadují fyzického doručení elektronického rozhodčího nálezu do vlastních rukou zákazníka, což eKolektor zajišťuje poštou.

Exekuce

Jedná se o konečné stádium vymáhacího procesu, kdy zákazník porušil dohodu o splátkách a smíru schválenou rozhodcem. Klient prostřednictvím aplikace eKolektor může podat návrh na exekuci exekutorovi spolupracujícímu s eKolektorem. Poté exekutor a zákazník obdrží e-mail s odkazem na aplikaci, kde se nachází veškerá potřebná dokumentace k zahájení exekuce na majetek zákazníka. Exekutor již sám kontaktuje klienta eKolektoru a domluví další způsob provedení exekuce, která obvykle směřuje na bankovní účty zákazníka.